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『時間がない』を口癖にしなくなる方法【結論:タスク管理です】

こんにちは、JUN(@52825JUN)です。

 

本業で代表取締役をしてるので、激忙です。
だからこそ、時間管理は必須のスキルと言っても過言ではないです。

さて先日、下記のようなツイートをしました。

副業でブログをする時の最大の敵は、時間確保かも知れません。本業の隙間を縫うか、休日にまとめて片付けるか方法はあると思うけど、僕のスケジューリングはこの3つを意識する事でクリアされます。①タスクの洗い出し②デッドラインの設定③タスクのスケジュール化 このステップ大事です。

 

今回は「時間管理」の話です。

 

タスクの洗い出し

タスク管理で最初に考えることは、タスクの整理です。

 

タスクの整理

  • 見える化する
  • 優先度を決める

 

やることはコレだけ。簡単と思えるけど慣れるまでは案外難しいです。このポイントさえ抑えることが出来れば、次のステップに進めます。

 

見える化する

見える化とは、「今日何やるんだっけ?」とならないための準備です。1日の中でやることをリストアップします。

リストは手帳でもいいし、アプリでもいいのでバラバラにせず一箇所にまとめておきます。ちなみに僕はフランクリンプランナーの手帳を6年ぐらい愛用しています。

 

優先度を決める

やることリストを書き出せたら、それを3つの分類に分けます。

 

  1. すぐにしなければいけないこと
  2. 午前中には終わらせたいこと
  3. 今日中に終わらせたいこと

 

このような感じで僕はリストを振っています。この中で最重要なことはもちろん、【すぐにしなければいけないこと】ですね。

この部分にしっかりと時間を確保しておけば、あとのリストは多少修正が可能になります。

 

【午前中には終わらせたいこと】とは、要するに2番目、3番目に重要なことになってきます。

【今日中に終わらせないといけないこと】についてですが、前2つのリストが時間内に終わらなかった場合、この部分が多すぎると残業になってしまいますので、余裕のあるリストアップをして下さいね。

 

デッドラインの設定

次にデッドラインを決めます。

デッドラインとは、仕事の期日(タイムリミット)だと思って下さい。

このデッドラインにより、次々と仕事を進めていけるようになります。理由は、タイムリミットを設けることで、その時間内で仕事を仕上げるための工夫を考えるからです。

 

デッドラインを引くことで得られること

  • スピードアップ
  • 効率的に動ける

 

ただし、仕事をしているとイレギュラーは付きものです。時間通りに物事が進むなんてことは中々難しいものです。そのためにデッドラインを引く時は『遊び』を作っておきましょう。

「遊び」とは、猶予範囲のことです。例えば、取引先に車で向かうときに、渋滞にあってしまう事は予想できますから、少し多めに移動時間をとっておく等のことですね。

デッドラインに遊びを入れて引くことで、無理なく無駄なく仕事を終える事ができるようになります。

 

タスクのスケジュール化

時間の浪費の最大の原因は『次、何しようかなぁ』って考える時間の積み重ねです。そして2番目がこのタスクのスケジュール化です。

『えっ?』と思いますよね。時間を無駄にしないためにタスク管理が必要なのに、それをスケジュール化する時間は無駄なんて。

でもよく考えてみると、朝起きて出社して仕事を始める流れの中に、どうやってタスクのスケジュール化をする時間が取れるのか。

実はここまで読んでもらったみなさんに今回お伝えしたい最も大切な部分は、この部分です。

 

結論、前日の夜、寝る前に次の日のタスク管理をする。

 

こうする事で、眠っている間に明日の流れを頭の中で組み立ててくれます。

今回は、以上です。

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